Ogni anno, alla vigilia degli esami di Stato, la stessa domanda torna nei consigli di classe e nelle segreterie: il Documento del 15 maggio si può pubblicare sul sito della scuola? La risposta breve è sì, ma non come è stato scritto. Servono due versioni distinte e una procedura chiara.

Il quadro normativo, in tre righe

L’art. 17 c.1 del D.Lgs. 62/2017 obbliga il Consiglio di Classe a redigere, entro il 15 maggio, un documento che illustri il percorso formativo della classe e che sia messo a disposizione dei candidati. Si tratta di un atto pubblico. Da qui l’abitudine, in molte scuole, di caricarlo direttamente all’Albo on-line nella forma in cui è uscito dal CdC.

Il problema è che quel documento, così come viene tipicamente redatto, contiene riferimenti diretti o indiretti a singoli studenti: nomi, iniziali, riferimenti a PEI, PDP, certificazioni mediche, situazioni familiari. La sua pubblicazione integrale viola il Reg. UE 2016/679 (GDPR) e il D.Lgs. 196/2003, e su questo il Garante per la protezione dei dati personali è intervenuto in modo puntuale con la nota del 21 marzo 2017, prot. 10719 (doc. web n. 9356521), specificamente dedicata al Documento del 15 maggio. Nella nota il Garante denuncia espressamente la prassi diffusa di redigere il documento con dati personali riferiti agli studenti — dall’elenco nominativo a informazioni anagrafiche o sul rendimento — e di pubblicarlo sui siti istituzionali, dove finisce indicizzato in rete. Lo stesso quadro è ribadito nel vademecum “La scuola a prova di privacy” del Garante (edizione aggiornata 2023) e richiamato nelle Ordinanze Ministeriali annuali sugli Esami di Stato.

La soluzione: due versioni distinte

L’unico approccio compatibile con la normativa è predisporre due versioni del medesimo documento:

• Versione integrale (riservata): completa di tutti gli allegati, relazioni individuali, riferimenti puntuali agli alunni con BES/DSA/disabilità, elenco nominativo. Destinata esclusivamente alla Commissione d’esame e conservata agli atti dell’Istituto.
• Versione pubblica: depurata di ogni dato personale identificativo o sensibile. È l’unica a finire all’Albo on-line.

Non si tratta di un doppione burocratico: sono due documenti con due funzioni diverse, due destinatari diversi e due regimi di trattamento diversi.

Cosa pubblicare e cosa no

Dove va pubblicato il Documento

C’è una domanda apparentemente banale che molte scuole risolvono in modo impreciso: dove esattamente va caricato il file? La normativa è univoca: l’Albo on-line dell’Istituto. L’Ordinanza Ministeriale annuale lo conferma testualmente — «il documento viene pubblicato all’albo on-line della scuola e la commissione fa riferimento ad esso nel corso del colloquio d’esame» — e l’art. 32 c.1 della L. 69/2009 chiarisce che dal 2010 gli obblighi di pubblicità legale delle PA si assolvono attraverso la pubblicazione sui rispettivi siti informatici, vale a dire nell’Albo Pretorio digitale.

Albo on-line, sezione “documenti”, Amministrazione Trasparente: non sono la stessa cosa

Una criticità che si vede spesso è la pubblicazione del Documento in sezioni del sito diverse dall’Albo: pagine “Esami di Stato”, “Studenti”, aree “Documenti vari”, o — peggio — la sezione Amministrazione Trasparente. Sono errori sostanziali, non formali.

• Albo on-line: sede di pubblicità legale. Ogni atto ha numero progressivo, data di pubblicazione, durata definita, archiviazione strutturata. È l’unica sede che assolve l’obbligo normativo.
• Sezioni libere del sito: non hanno valore di pubblicità legale. Sono in genere indicizzate dai motori di ricerca con permanenza indefinita, aumentando la superficie di esposizione di eventuali dati residui.
• Amministrazione Trasparente: regolata dal D.Lgs. 33/2013, ospita atti specifici previsti dalla normativa sulla trasparenza (bilanci, incarichi, contratti). Non è la sede del Documento del 15 maggio. Inserirlo qui è un errore comune ma normativamente scorretto.

Nella pratica, se vi capita di vedere lo stesso Documento del 15 maggio in tre punti diversi del sito istituzionale di una scuola — Albo, sezione studenti, area documenti — è già un segnale di disorganizzazione del flusso di pubblicazione, e tipicamente è anche il caso in cui qualcuno ha caricato per errore la versione integrale al posto di quella depurata. Un punto di pubblicazione, un file, un controllo.

Il punto critico: il profilo della classe

Nella pratica, la sezione del Documento più frequentemente fonte di criticità è la presentazione della classe, dove tradizionalmente si tendono a inserire dettagli sui singoli alunni. Vale la pena un confronto diretto.

Le iniziali non sono anonimato: in una classe di venti persone, “X.Y.” è perfettamente identificabile per chi conosce la classe. Lo stesso vale per i codici alfanumerici, le numerazioni progressive, qualunque elemento permetta una identificazione indiretta. Il principio cardine è quello di minimizzazione (GDPR art. 5): se un dato non è strettamente necessario alla Commissione per valutare il candidato, non va pubblicato. Punto.

Procedura operativa

Note tecniche sulla pubblicazione

Una volta predisposta la versione pubblica, restano alcune accortezze tecniche che è facile dimenticare e che a volte vanificano tutto il lavoro di redazione:

• Pubblicare in PDF non modificabile, preferibilmente PDF/A. Un DOCX caricato sul sito è una cattiva idea.
• Verificare i metadati del file (autore, percorso, software): vanno ripuliti prima della pubblicazione tramite “Proprietà documento”.
• Controllare che tabelle e simulazioni non contengano nomi residui da copia-incolla — è l’errore più comune e quello che sfugge più facilmente.
• Inserire una filigrana Versione pubblica aiuta a distinguere i due file e impedisce che la versione integrale finisca per errore online.

Una nota finale per i Coordinatori

Il modo più semplice di non sbagliare è non scrivere mai, neanche nella versione interna, dati personali che non siano strettamente necessari alla Commissione. Tutto ciò che riguarda BES, DSA, disabilità, situazioni familiari ha già la sua sede naturale negli allegati riservati e nella documentazione depositata agli atti. Trasferirli nel Documento di sintesi non aggiunge informazione utile alla Commissione, che quella documentazione la riceve comunque, e moltiplica le superfici di rischio in caso di pubblicazione.

Scrivere bene fin dall’inizio costa meno che correggere alla fine.

Perché ne scrivo

Articoli sul Documento del 15 maggio e privacy ne esistono da anni — il Garante stesso intervenne sul tema già nel 2017, e da allora consulenti privacy e portali scolastici hanno ripreso il tema a ogni primavera. Il punto di vista che mi pare meno raccontato è quello di chi la pubblicazione la gestisce davvero: il referente ICT, il Superadmin Workspace, l’animatore digitale, chi tocca con mano il file PDF prima che vada all’Albo on-line.

Da quella prospettiva si vedono cose che dalla teoria normativa sfuggono: i metadati che restano dentro al PDF, i nomi residui in una tabella delle simulazioni che nessuno ha riletto riga per riga, i file con denominazione ambigua che rischiano di essere pubblicati nella versione sbagliata, le segreterie che ricevono il documento il 14 maggio sera senza tempo materiale per controllare. La conformità privacy, su questo come su molti altri trattamenti, non si gioca solo nel testo del documento ma in una catena operativa che parte dal Coordinatore di classe e arriva al click di pubblicazione. Spezzare quella catena in un punto qualsiasi vanifica tutto il resto.