Questa guida nasce da un lavoro reale di verifica sui documenti pubblicati da un istituto scolastico. È scritta per chi redige circolari, avvisi, moduli e relazioni — non per chi si occupa di accessibilità di mestiere. In fondo trovi il documento pronto da stampare e distribuire in segreteria.

Perché serve davvero

Un PDF non accessibile è, in concreto, un documento che una persona cieca o ipovedente non riesce a leggere con il proprio lettore di schermo. Non è un dettaglio tecnico: è una porta chiusa.

Per le pubbliche amministrazioni — scuole comprese — l’obbligo esiste dalla Legge 4/2004 e riguarda esplicitamente i documenti pubblicati, non solo le pagine web. Chi pubblica una dichiarazione di accessibilità sta dichiarando qualcosa anche sui propri allegati. Per le imprese private, dal 28 giugno 2025 si aggiunge il D.Lgs. 82/2022, che recepisce lo European Accessibility Act.

Gli allegati in PDF sono la non conformità più diffusa e la più facile da verificare dall’esterno. Bastano trenta secondi: apri il PDF, prova a selezionare una frase con il mouse. Se non si seleziona, è un’immagine di testo e per un lettore di schermo quella pagina è vuota.

La regola che risolve metà dei problemi

La stampa virtuale produce un’immagine di testo priva di struttura: elimina titoli, ordine di lettura, lingua, testo alternativo e collegamenti. Anche partendo da un documento Word perfetto, il PDF che ne esce non è accessibile. È esattamente il caso che ho trovato nell’audit da cui nasce questa guida: il documento di partenza era ordinato, l’export lo ha reso illeggibile.

Il PDF va creato con File → Salva con nome → PDF, che conserva tutta la struttura.

Come scrivere il documento in Word

Usare gli stili, non la formattazione manuale

Un titolo non è «testo più grande e in grassetto»: è un paragrafo con lo stile Titolo 1 o Titolo 2. Solo così un lettore di schermo può annunciarlo come titolo e permettere di saltare da una sezione all’altra, come fa una persona vedente scorrendo la pagina con l’occhio.

• Titolo 1: il titolo del documento, uno solo per file.
• Titolo 2: le sezioni interne.
• Normale: il testo corrente.

Elenchi

Usare i pulsanti elenco puntato o numerato. Un trattino scritto a mano a inizio riga non è un elenco: è testo che sembra un elenco.

Testo

• Allineamento a sinistra, mai giustificato: la giustificazione crea «fiumi» di spazi bianchi che ostacolano la lettura, in particolare a chi ha dislessia.
• Carattere senza grazie (Arial, Verdana, Calibri), minimo 11 punti.
• Evitare parole intere in MAIUSCOLO: sono più lente da leggere e alcuni lettori di schermo le compitano lettera per lettera.
• Mai affidare un’informazione al solo colore («le voci in rosso sono obbligatorie»): aggiungere sempre una parola.
• Niente spazi creati con Invio ripetuti o barra spaziatrice: usare la spaziatura dei paragrafi.
• Niente caselle di testo, WordArt o filigrane: il loro contenuto spesso resta fuori dall’ordine di lettura.

Immagini

Ogni immagine deve avere un testo alternativo, oppure essere marcata come decorativa. Tasto destro sull’immagine → «Visualizza testo alternativo».

• Informativa (un grafico, una piantina): descrivere l’informazione, non l’aspetto. Non iniziare con «Immagine di…».
• Decorativa (un fregio, una cornice): spuntare «Contrassegna come decorativa».
• Mai testo dentro un’immagine. Un volantino scansionato e incollato nel documento è, per un lettore di schermo, una pagina bianca.

Tabelle

• Le tabelle servono per dati, non per impaginare.
• Impostare la prima riga come riga di intestazione: selezionarla → Layout tabella → «Ripeti righe di intestazione».
• Evitare celle unite o divise e righe vuote usate come spaziatura.
• Non lasciare celle vuote senza motivo: scrivere «—» o «non previsto».

Collegamenti

Il testo del collegamento deve dire dove porta. «Modulo di iscrizione (PDF, 2 pagine)» è corretto; «clicca qui» e l’indirizzo web nudo non lo sono. Chi naviga con un lettore di schermo spesso chiede l’elenco dei link della pagina: una lista di dieci «clicca qui» non è una lista.

Lingua e proprietà del documento

• Revisione → Lingua → Imposta lingua di modifica: Italiano, applicata a tutto. Senza questa impostazione la sintesi vocale legge il testo italiano con la pronuncia della lingua di sistema.
• File → Informazioni: compilare Titolo e Autore. Il titolo è ciò che compare nella barra del lettore PDF e nei risultati di ricerca: «Documento1» non aiuta nessuno.

Esportare il PDF nel modo giusto

1. File → Salva con nome (oppure Esporta → Crea PDF/XPS).
2. Scegliere il formato PDF.
3. Aprire Opzioni.
4. Spuntare «Tag di struttura del documento per l’accessibilità».
5. Spuntare «Proprietà del documento».
6. Lasciare «Ottimizza per: Standard».
7. Salvare.

Su Mac: File → Salva con nome → Formato PDF, selezionando «Migliore per distribuzione elettronica e accessibilità».
Su Google Documenti: Scarica → PDF. I titoli impostati con gli stili vengono conservati.

Documenti che arrivano già scansionati

Una circolare firmata a penna e passata allo scanner è un’immagine: nessun testo, nessuna struttura. Va evitata alla radice, preferendo la firma digitale. Se un documento scansionato è inevitabile — per esempio un atto proveniente da un altro ente:

• Passarlo a un riconoscimento del testo (OCR) prima della pubblicazione.
• Pubblicare comunque il contenuto essenziale in forma testuale, nel corpo della pagina web.
• Indicare un recapito a cui chiedere il documento in formato accessibile.

Come verificare prima di pubblicare

La checklist

• Il titolo del documento usa lo stile Titolo 1.
• Le sezioni interne usano lo stile Titolo 2.
• Gli elenchi sono creati con i pulsanti elenco.
• Il testo è allineato a sinistra, non giustificato.
• Nessuna parola in maiuscolo per intero.
• Ogni immagine ha un testo alternativo o è marcata come decorativa.
• Nessuna informazione affidata al solo colore.
• Le tabelle hanno la riga di intestazione impostata.
• I collegamenti hanno un testo descrittivo.
• La lingua del documento è impostata su Italiano.
• Titolo e Autore sono compilati nelle proprietà del file.
• Il PDF è stato creato con «Salva con nome», con i tag di struttura attivi.
• La Verifica accessibilità di Word non segnala errori.